Guía de Seguro Social para agricultores, cultivadores y contratistas

Si usted es dueño o administrador de una finca, hacienda, huerto u otra empresa agrícola donde cultiva frutas, vegetales o flores para venta, o si es cultivador, contratista de trabajadores agrícolas o capataz, la siguiente información es importante para usted.  Explica lo que usted paga con sus impuestos de Seguro Social y Medicare, cómo informarnos los ingresos de sus empleados y por qué es importante hacerlo. 

También explica cómo informarnos sus propios ingresos, bien sea usted el dueño/administrador, socio, arrendatario,´ aparcero, contratista capataz.

En el último artículo hablamos del cojunto de beneficios del Seguro Social, porqué es impotente informar a SSA de los ingresos de los trabajadores agrícolas.

Cerraremos el tema hablando sobre las responsabilidad del empleador y de por qué es importante que informe al Seguro Social sobre sus propios ingresos y cómo informar sus  ganancias.

LAS RESPONSABILIDADES DEL EMPLEADOR

Como empleador de trabajadores agrícolas, usted tiene que:

· Mantener un registro por cada trabajador — Debe registrar el nombre del trabajador, número de Seguro Social (copia de la tarjeta de Seguro Social), salarios pagados en efectivo e impuestos que usted retiene.

Si el trabajador agrícola está sujeto a la Ley de

Protección de Trabajadores de Estación y Migratorios, el registro también debe indicar:

—La tasa de pago

—Horas totales de trabajo cada día y cada semana

—La fecha en que los salarios fueron pagados

—El período de tiempo que cubre el pago.

· Deducir y pagar impuestos de Seguro Social —

Debe pagar los impuestos periódicamente utilizando las transferencias electrónicas de fondos (EFT, por sus siglas en inglés). Por lo general, una EFT se realiza utilizando el sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS), que es un servicio de pago de impuestos que ofrece el Departamento del Tesoro gratuitamente. Para informarse mejor sobre EFTPS o inscribirse, vaya a www.eftps.gov (solo disponible en inglés).

· Presente el formulario 943 — Una vez al año usted debe llenar el formulario 943, Employers Annual Tax Return for Agricultural Employees (Planilla para la Declaración Anual de la Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas).

· Proveer una declaración de pago y preparar el formulario W-2 — Después que termine el año, complete el un formulario W-2, para cada empleado a quien se le pagó un salario. 

Si el trabajador agrícola se muda frecuentemente, y tiene problemas para recibir la correspondencia, usted puede entregarle el formulario W-2 cuando termine el trabajo en vez de esperar hasta el 31 de enero del próximo año

Informando sus propios ingresos al Seguro Social

Recibir créditos por los ingresos obtenidos es tan importante como reportarnos los salarios. Los dueños/ administradores, socios, arrendadores que asumen un papel activo en la administración de la finca, arrendatarios, aparceros, capataces y contratistas independientes, todos tienen la protección de Seguro Social.

Tipos de acuerdos de administración de fincas

Aquí se presentan algunos ejemplos de los acuerdos más comunes y cómo se deben informar los ingresos bajo cada acuerdo para cada uno.

Acuerdo familiar

En una finca administrada por una familia, el jefe de la familia se considera un trabajador por cuenta propia, y los ingresos de la finca son acreditados a esa persona. Esto es cierto, aunque los otros miembros de la familia le ayuden en la finca. 

En algunos casos, todos los miembros de la familia forman una sociedad y todos ganan créditos de Seguro Social basados en los ingresos de la finca. Si un esposo y una esposa forman una sociedad para administrar una finca, ambos deben informar por separado la parte que les corresponde de las ganancias para propósitos de Seguro Social, aunque hagan una declaración de impuesto sobre ingresos en conjunto.

Sociedad agrícola

Una sociedad agrícola se forma cuando dos o más personas se unen para administrar una finca. El acuerdo entre los socios es generalmente por escrito, pero puede hacerse verbalmente.

Algunas señas que indican la existencia de una sociedad son:

· Cada uno contribuye terreno, dinero o servicios

· Cada socio tiene derecho a participar en la administración

· Cada uno participa en las ganancias o pérdidas

· Forman una «agencia mutua», en cual cada socio puede representar al otro

· Existe «responsabilidad colectiva», en cual cada socio es responsable por las deudas incurridas por la sociedad

Cada socio es responsable de informar su propia parte de las ganancias al Seguro Social.

Acuerdos de arrendamiento de finca

No hay dos acuerdos de arrendamiento de finca que sean exactamente iguales. Por lo general son similares en que el arrendador está de acuerdo en dejar al arrendatario usar la finca para cultivar sus productos y el arrendatario está de acuerdo en pagarle al arrendador con dinero en efectivo o con una porción de la cosecha.

Usted es un «arrendador» si alquila o arrienda a alguien un terreno que le pertenece a usted o que usted arrienda de otra persona.

El acuerdo entre usted y su arrendatario puede ser verbal o por escrito. La ventaja de un acuerdo por escrito es que es más fácil establecer cuál es la intención. Con un acuerdo verbal puede hacer que sea necesario obtener declaraciones del inquilino y otras personas sobre cómo los dos planeaban operar.

El dinero en efectivo o porción de la cosecha que unarrendador recibe de su arrendatario puede ser incluido como ingresos de la finca para propósitos de Seguro Social solamente si el arrendador participa activamente en la producción o administración de la cosecha o ganado. Esto se llama «participación material».

Tanto el arrendador que tiene «participación material» como el arrendatario o aparcero deben informar sus propias ganancias para propósitos de Seguro Social.

Contratistas y capataces de trabajadores agrícolas

Si usted es capataz o contratista de trabajadores agrícolas, puede ser el empleado del dueño o administrador de la finca, o un contratista independiente.

Su situación depende completamente del acuerdo que haya hecho con el dueño o administrador de la finca.

Si es un empleado, el agricultor debe entregarle colillas o talonarios de pago y formularios W-2, y retener sus impuestos de Seguro Social y Medicare.

Sin embargo, si usted es un contratista independiente, se considera una persona que trabaja por cuenta propia, al igual que el agricultor, y usted es responsable por pagar sus propios impuestos de Seguro Social y Medicare.

¿Quién debe informar los ingresos de agricultura?

Cualquier persona que tenga ganancias netas de 400 dólares o más en un año debe informar sus ganancias y pagar los impuestos de Seguro Social y Medicare correspondientes.

Si usted tiene menos de 400 de ganancias netas, aún puede pagar los impuestos y ganar la protección de Seguro Social y Medicare, usando el «método opcional de finca» para informar sus ganancias.

Calculando las ganancias netas

Por lo general, sus ganancias netas de la finca son sus ganancias de la operación de la finca. Estas se calculan restando los gastos de negocio de finca permitidos, incluyendo depreciación, de su ingreso bruto de finca.

Cualquier pago que reciba de programas federales de agricultura debe contarse al calcular sus ganancias.

Sin embargo, las siguientes clases de ingresos no se deben contar cuando se calcula las ganancias netas para propósitos de Seguro Social:

· Ingresos de la venta de equipos o ganado que normalmente no vende como parte del trabajo de la finca (tal como animales usados para cría, trabajo, deporte o vacas de leche)

· Ingresos de vender madera en el tronco

· Ingresos de la venta de terrenos.

· Ingresos de alquiler recibidos por un arrendatario que no participa activamente en la administración de la finca

· Cosechas o ganado que un aparcero regala al dueño o vende por él

Si tiene ganancias netas bajas o pérdidas, puede ser que desee usar el «método opcional de finca» para informar sus ganancias. Usando este método, puede informar ganancias netas mayores a las que realmente tuvo,

para que pueda pagar el impuesto sobre esa cantidad y adquirir protección de Seguro Social y Medicare. Usted puede usar este método en las siguientes situaciones:

Si su ingreso bruto es  8 mil 460 o menos, o si su ingreso neto es menos de 6 mil 107 debe informar dos tercios de la cantidad de su ingreso bruto hasta 5 mil 460 dólares.

Cálculo aproximado de impuestos

Si dos tercios de su ingreso neto es de agricultura, es posible que se le requiera pagar una cantidad aproximada de sus impuestos sobre ingresos, Seguro Social y Medicare antes de la fecha límite del 15 de abril. 

Por lo general, si usted presenta su declaración de impuestos y paga todos los impuestos que debe en o antes del 1ro de marzo, no tiene que pagar una cantidad aproximada de sus impuestos. 

Usted también puede dividir el pago de estos impuestos aproximados llenando la hoja de cálculo de impuestos que se encuentra en las instrucciones del formulario 1040-ES, e incluyendo la cantidad de su impuesto sobre trabajo por cuenta propia en el cálculo. Formularios de impuestos e información adicional

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