Empresas deben presentar Formulario 8300 electrónicamente para pagos en efectivo superiores a 10 mil dólares

A partir del 1ro de enero de 2024, las empresas que presenten 10 o más declaraciones informativas deben presentar el Formulario 8300, Informe de pagos en efectivo superiores a 10 mil dólares recibidos en un comercio o negocio (en inglés) electrónicamente en lugar de presentar una declaración en papel. Para aquellos con menos declaraciones informativas, la presentación electrónica del Formulario 8300 sigue siendo opcional. 

Para presentar los Formularios 8300 electrónicamente, una empresa debe configurar una cuenta en el sistema de presentación electrónica BSA (en inglés) de la Red de Cumplimiento de Crímenes Financieros. El IRS garantizará la privacidad y seguridad de todos los datos de los contribuyentes.

Las empresas que reciben más de dicha cantidad en efectivo deben informar las transacciones al gobierno de los Estados Unidos. La información reportada en los Formularios 8300 puede ayudar a combatir a quienes evaden impuestos, delincuentes que se benefician del tráfico de drogas y otros que cometen actos potencialmente delictivos.

El requisito de presentación electrónica se aplica a las empresas obligadas a presentar electrónicamente otras declaraciones informativas, como la serie de Formularios 1099 y los Formularios W-2.

Excepciones y exenciones. Si la presentación electrónica causaría dificultades excesivas, una empresa puede solicitar una exención al presentar el Formulario 8508, Solicitud de exención de la presentación electrónica de declaraciones informativas (en inglés). Si el IRS concede una exención de presentación electrónica de cualquier declaración informativa, se aplica automáticamente a todos los Formularios 8300 por el resto del año. Una empresa no puede solicitar una exención de presentar únicamente los Formularios 8300 electrónicamente. Si se concede una exención, la empresa debe incluir la palabra "Waiver" (excepción) en la parte superior central de cada Formulario 8300 al presentar una declaración en papel.

Si el uso de la tecnología requerida para presentar electrónicamente entra en conflicto con las creencias religiosas del declarante, está automáticamente exento de presentar el Formulario 8300 electrónicamente. El declarante debe incluir las palabras "religious exemption" (exención religiosa) en la parte superior central de cada Formulario 8300 al presentar la declaración en papel.

La presentación electrónica es gratuita y segura. Muchas empresas ya han descubierto que el sistema de presentación electrónica, gratuito y seguro, es una manera más conveniente y rentable de cumplir con el plazo de presentación de informes de 15 días después de una transacción. Reciben un correo electrónico que confirma cuándo el IRS recibe el formulario después de presentar electrónicamente. 

Las empresas pueden presentar sus informes electrónicamente por lotes, lo que resulta especialmente útil para quienes deben presentar muchos formularios. Para obtener más información, las empresas interesadas pueden llamar al servicio de asistencia de presentación electrónica de la Ley de Secreto Bancario al 866-346-9478 o enviarles un correo electrónico a bsaefilinghelp@fincen.gov. 

El IRS y el Tesoro emiten regulaciones finales sobre la presentación electrónica para empresas

En febrero pasado, el Departamento del Tesoro y el Servicio de Impuestos Internos emitieron regulaciones finales que modifican las reglas para la presentación de declaraciones y otros documentos electrónicamente (e-file). Estas regulaciones requerirán que ciertos contribuyentes presenten sus declaraciones electrónicamente a partir de 2024. La medida (T.D.9972) afecta a quienes presentan declaraciones de sociedades, declaraciones de impuestos sobre la renta corporativa, declaraciones de impuestos sobre la renta de negocios no relacionados, declaraciones de retención de impuestos, ciertas declaraciones de información, declaraciones de registro, declaraciones de divulgación, notificaciones, informes actuariales y ciertas declaraciones de impuestos especiales. 

Las regulaciones finales reflejan los cambios realizados por la Ley del Contribuyente Primero (TFA) para aumentar la presentación electrónica sin dificultades indebidas para los contribuyentes.

En concreto, la normativa final:

-  breducir el umbral de 250 declaraciones promulgado en regulaciones anteriores para requerir generalmente la presentación electrónica por parte de los declarantes de 10 o más declaraciones en un año calendario. Las regulaciones finales también crean varias regulaciones nuevas para exigir la presentación electrónica de ciertas declaraciones y otros documentos que anteriormente no requerían ser presentados electrónicamente;

-  requieren que los declarantes agreguen casi todos los tipos de declaraciones de información cubiertos por la regulación para determinar si un declarante cumple con el umbral de 10 declaraciones y está obligado a presentar electrónicamente sus declaraciones de información. Las regulaciones anteriores aplicaban el umbral de 250 declaraciones por separado a cada tipo de declaración de información cubierta por las regulaciones;

-  eliminar la excepción de presentación electrónica para las declaraciones de impuestos sobre la renta de corporaciones que reportan activos totales inferiores a 10 millones de dólares al final de su año contributivo, y

-  requieren que las sociedades con más de 100 socios presenten declaraciones informativas electrónicamente, y requieren que las sociedades exijan presentar al menos 10 declaraciones de cualquier tipo durante el año calendario para presentar electrónicamente su declaración de sociedad.

Para ayudar con este proceso, el IRS creó el mes pasado un nuevo portal en línea gratuito para ayudar a las empresas a presentar declaraciones de información de la serie del Formulario 1099 electrónicamente. Conocido como Sistema de admisión de declaraciones de información (IRIS), este servicio de presentación electrónica gratuito es seguro, preciso y no requiere software especial. Aunque está disponible para cualquier empresa de cualquier tamaño, IRIS puede resultar especialmente útil para cualquier pequeña empresa que actualmente envíe sus formularios 1099 en papel al IRS.

En los últimos años ha habido un enorme crecimiento en la disponibilidad de servicios de presentación electrónica y el uso de la presentación electrónica en todo el espectro de presentación de impuestos. En 2021, alrededor del 82 por ciento de todas las declaraciones de impuestos sobre la renta de las empresas se presentaron electrónicamente y casi el 90 por ciento de las declaraciones de impuestos de las sociedades se presentaron electrónicamente. Reducir aún más el volumen de declaraciones en papel presentadas libera personal y recursos para mejorar aún más los servicios para los contribuyentes y mejora la eficiencia general al tiempo que reduce el envío, la impresión, el envío y el almacenamiento y sus costos y cargas asociados.

El IRS recibe casi 4 mil millones de declaraciones de información por año y espera recibir casi 5 mil millones para 2028. En 2019, el IRS todavía recibió casi 40 millones de declaraciones de información en papel, a pesar de que aproximadamente el 99 por ciento de todas las declaraciones de información de ese año se presentaron electrónicamente. 

Las regulaciones finales generalmente brindan exenciones por dificultades económicas para los contribuyentes que experimentarían dificultades para cumplir con los requisitos de presentación electrónica y exenciones administrativas de los requisitos de presentación electrónica para promover una administración tributaria eficaz y eficiente.

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