El primer paso para mejorar la administración del tiempo es realizar un análisis de las horas invertidas en las actividades cotidianas e identificar distractores recurrentes.
Una vez logrado esto, es recomendable emplear un calendario o una agenda para establecer horarios de estudio, de trabajo, de ocio, de descansos e inclusive de vida social. Fechas límite, evaluaciones, talleres, competencias son otros eventos por incluir.
Las herramientas digitales, como las apps, ofrecen numerosas posibilidades para llevar un control de actividades y marcar lapsos.
Microsoft To Do, Google Calendar, Toggl, MyStudyLife y Todoist, por ejemplo, facilitan la planificación de tareas y proyectos. En tanto, Notion, Trello y Pomofocus favorecen la organización del tiempo de estudio, mientras que Evernote y Asana permiten realizar apuntes de forma inmediata, dar seguimiento a asignaciones o gestionar trabajos en equipo.
La planeación debe considerar todo tipo de faenas: desde las urgentes e importantes hasta las llanas y triviales. Se recomienda priorizar aquellas cuyas fechas de entrega sean primero o tengan mayor relevancia. El método eat-the-frog sugiere arrancar con la más compleja para terminarla primero y así eliminarla de los pendientes.
Los tiempos de espera o de traslado pueden aprovecharse para avanzar en ciertas asignaciones. Lecturas y videos pendientes, así como lluvias de ideas sobre un proyecto específico son alternativas viables a realizar durante dichos períodos.
Al iniciar un pendiente es recomendable evitar el multitasking a fin de concentrarse en la tarea a desempeñar y potenciar la productividad. Esto también se puede lograr mediante la previa organización del espacio de trabajo.
Fijar objetivos, expectativas y plazos realistas, dividir los proyectos grandes en tareas más pequeñas, o bien reservar tiempo para trabajar sin interrupciones son otras estrategias.
Un estilo de vida saludable contribuye a una correcta administración del tiempo. Llevar una dieta balanceada, tener una buena higiene del sueño y realizar actividad física con regularidad son hábitos que promueven el bienestar físico y emocional de las personas.
Fuentes: Observatorio Tec, Universidad Tangamanga, Southern New Hampshire University, Indeed, Asana, Instituto Europeo de Posgrado, Universidad Simón Bolívar y Clínica Mayo.